 Caratteristiche di Titanium Fax
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Semplicità d’uso ed efficienza
TitaniumFax è stato progettato per essere uno strumento efficiente e molto semplice da usare. l Fax wizard del Client TitaniumFax guidano gli utenti nella creazione e nell’inoltro dei fax, offrendo un facile accesso alle tante scelte disponibili.
La spedizione di un documento via fax può avvenire, dalla propria postazione, attraverso le seguenti metodologie:
- Allegando il file relativo al documento stesso, ad un nuovo fax creato tramite il software Client di TitaniumFax. L’applicazione è infatti in grado di leggere e convertire in formato TFF le tipologie di documento più diffuse (es. Word, Excel, PDF) o di acquisire le immagini scannerizzate tramite uno dei tanti tipi di scanner o periferiche multi-funzione (MFP) supportati.
- Dall’interno di un qualsiasi strumento di editing (es. Ms Excel, MS Word, ecc.) avviando la stampa del documento sul quale si sta lavorando alla stampante denominata “TitaniumFax” che viene installata insieme al programma Client.
TitaniumFax permette inoltre di combinare in un unico fax, documenti di formato diverso che possono quindi essere inoltrati in un’unica soluzione.
Invio tramite E-Mail
TitaniumFax permette l’invio del fax via E-Mail: il fax viene convertito in formato PDF ed inviato tramite lo strumento di gestione della posta elettronica normalmente utilizzato.
Personalizzazione della Copertina
TitaniumFax consente inoltre di far precedere i documenti inclusi in un Fax da un documento personalizzato denominato Copertina.
La copertina può essere creata di volta in volta o selezionata da un archivio predeterminato.
L’applicazione comprende anche uno strumento di editing delle copertine che consente di personalizzarle al fine di favorire la visibilità dell’identità del business aziendale nei confronti del destinatario.
Nelle copertine personalizzate possono essere inseriti anche campi a valore variabile, ovvero campi che si valorizzano nel momento in cui la copertina viene utilizzata in un fax (es. Numero Pagine, Nome Mittente, ecc.).
Inoltre è possibile importare ed esportare le varie copertine create.
Invio differito / programmato
La trasmissione dei messaggi Fax può avvenire immediatamente oppure può essere differita tramite l’impostazione di un orario o l’assegnazione dell’invio ad una determinata fascia oraria predeterminata.
Si possono impostare fasce orarie “non di punta” (offpeak) nelle quali i costi telefonici sono più bassi. Questo, oltre al controllo dei costi, permette di effettuare spedizioni massive senza intralciare il normale utilizzo del fax server da parte degli utenti durante l’orario di lavoro.
Ottimizzazione
Con TitaniumFax è possibile svolgere tutte le normali attività di invio fax in una frazione del tempo impiegato con una macchina fax manuale, sia che si tratti di lanciare una campagna di marketing inviando messaggi a tutta la clientela, sia che si effettui un invio di fatture o avvisi di pagamento.
TitaniumFax riduce fino all’80% i tempi di invio rispetto al metodo tradizionale, garantendo un notevole risparmio economico.
Verifica transazioni
A seguito dell’invio di un Fax è possibile stampare la Ricevuta di Consegna, che attesta l’effettivo esito della transazione di invio.
E’ inoltre possibile stampare periodicamente il riepilogo delle transazioni in ingresso ed in uscita effettuate tramite TitaniumFax.
Archiviazione
Un altro aspetto importante, è rappresentato dalla possibilità di reperire rapidamente le immagini e le informazioni relative ai messaggi ricevuti ed inviati; ciò è reso fattibile dal fatto che esse risultano archiviate sul PC Server. In questo modo è possibile accedere facilmente a tutti i messaggi in qualsiasi momento, senza che sia necessario stamparli, evitando così di essere sommersi da montagne di carta.
Con TitaniumFax, i fax possono inoltre essere visualizzati in diverse modalità anche prima dell'archiviazione.
Alta Risoluzione grafica
TitaniumFax supporta l’alta risoluzione per i fax.
Anteprima
TitaniumFax registra tutti i fax in formato TFF ed è dotato di un proprio strumento di visualizzazione degli stessi.
L’applicazione permette di visualizzare il fax prima della spedizione, al fine di consentire il controllo di ciò che il destinatario riceverà.
Stampa
Gli utenti possono richiedere in qualsiasi momento la stampa di un fax inviato o ricevuto, tuttavia è consentito altresì di configurare il Fax Server in modo da stampare i fax ricevuti automaticamente. Questa opzione è molto utile per le aziende che ancora hanno la necessità di gestire i fax ricevuti sulla carta, avendo in ogni caso un archivio centralizzato on-line.
Smistamento manuale e automatico
La totalità dei fax ricevuti ed inviati può essere visualizzata dall’utente con diritti di amministratore, che può a sua volta smistarli agli altri utenti TitaniumFax.
Lo smistamento può essere tuttavia demandato al programma, collegando il mittente ad uno o più utenti interni: in questo caso i fax provenienti da quel mittente, vengono recapitati automaticamente, sia dall’amministratore che agli utenti ad esso collegati.
Messaggi informativi
Gli utenti possono essere avvertiti della ricezione di un nuovo fax tramite un messaggio di avviso,
correlato anche da un effetto sonoro selezionabile dall'utente.
Re-Invio dei fax pluri-destinatario
In caso di fallimento della spedizione ad uno o più destinatari di un fax, TitaniumFax consente di reiterare l’invio solo verso i numeri fax risultati irraggiungibili.
Gestione Multilinea
TitaniunmFax Server è in grado di gestire automaticamente due linee
telefoniche indipendeti. Ognuna delle quali può essere impostata per "Invio",
"Ricezione" o entrambe le caratteristiche.
Contrassegni di lettura
Proprio come per le E-Mail, i fax ricevuti vengono contrassegnati in modo tale da dedurne lo stato di letto o da leggere.
Riconoscimento del mittente
Tutti gli apparati fax sono in grado di inviare, insieme al fax, un codice identificativo denominato CSID. TitaniumFax consente di associare a ciascun CSID una denominazione che consenta di rintracciare facilmente il mittente nei fax provenienti dallo stesso, ricevuti successivamente.
Supporto piattaforme Microsoft
TitaniumFax supporta le ultime piattaforme Microsoft incluse Office 2007 e Windows Vista.
Conclusioni
TitaniumFax è una soluzione completa adatta a chiunque (PMI, PAL, PAC, Studi Professionali), di qualsiasi dimensione, indipendentemente dal grado di distribuzione e dislocazione delle attività e dalla molteplicità delle esigenze di gestione fax.
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