Caratteristiche chiave di TitaniumFax

Semplicità d’uso ed efficienza
TitaniumFax è stato progettato per essere uno strumento efficiente e molto semplice da usare. Il Fax Wizard di TitaniumFax guida gli utenti nella creazione e nell’inoltro dei fax, offrendo un facile accesso alle numerose opzioni disponibili. La spedizione di un documento via fax può avvenire, dalla propria postazione, attraverso le seguenti metodologie:

• allegando il file relativo al documento stesso, ad un nuovo fax creato tramite il software Client di TitaniumFax. L’applicazione è infatti in grado di leggere e convertire in formato TIF le tipologie di documento più diffuse (es. Word, Excel, PDF) o di acquisire le immagini scannerizzate tramite uno dei tanti tipi di scanner o periferiche multi-funzione (MFP) supportati

• dall’interno di un qualsiasi strumento di editing (es. MS Excel, MS Word, ecc.) semplicemente eseguendo la stampa del documento con la stampante virtuale denominata “TitaniumFax Printer” che viene installata insieme al programma.

oppure

• generando automaticamente il fax a partire dai documenti allegati ad una e-mail proveniente da una casella di posta elettronica associata ad un utente di TitaniumFax.

TitaniumFax permette inoltre di combinare in un unico fax documenti di formato diverso, che possono quindi essere inoltrati in un’unica operazione.


Invio differito / programmato
La trasmissione dei messaggi Fax può avvenire immediatamente oppure può essere differita tramite l’impostazione di un orario o l’assegnazione dell’invio ad una determinata fascia oraria configurabile. Si possono impostare fasce orarie “non di punta” (offpeak) nelle quali i costi telefonici sono più bassi. Questo, oltre al controllo dei costi, permette di effettuare spedizioni massive senza intralciare il normale utilizzo del fax server da parte degli utenti durante l’orario di lavoro.


Invio multiplo
Uno stesso documento può essere inviato a più destinatari contemporaneamente, senza dover creare un documento per ognuno di essi. TitaniumFax procede con l’invio di un documento alla volta come se si trattasse di invii singoli, consentendo in qualsiasi momento di verificare lo stato dell'operazione per ogni singolo destinatario. Al termine delle operazioni di invio, il software notifica l'esito delle stesse, consentendo anche di ritentare l'invio ai soli destinatari che non sono andati a buon fine, tutti insieme oppure singolarmente.


Smistamento dei fax tramite E-Mail / Ricezione dei fax nella propria casella di posta
TitaniumFax permette di ricevere i fax direttamente nella propria casella di posta elettronica: il fax viene convertito in formato PDF ed inviato automaticamente all'indirizzo e-mail dell'utente destinatario del fax.


Smistamento manuale e automatico
Tutti i fax ricevuti ed inviati possno essere visualizzati dagli utenti con diritti di Amministratore, che possono poi smistarli agli altri utenti di TitaniumFax. Lo smistamento può anche essere eseguito automaticamente dal programma, collegando il mittente del fax ad uno o più utenti di TitaniumFax: in questo caso i fax provenienti da quel mittente, vengono recapitati automaticamente agli utenti ad esso collegati.


Smistamento dei fax su casella di posta dedicata
L'opzione “Non sono in ufficio” permette di smistare tutti i fax in entrata in una casella di posta elettronica predefinita.


Personalizzazione della Copertina
TitaniumFax consente di anteporre una pagina personalizzata (copertina) ai documenti inclusi in un fax. L’applicazione comprende anche uno strumento di editing delle copertine che consente di personalizzarle al fine di evidenziare l’identità del business aziendale nei confronti del destinatario. Nelle copertine personalizzate possono essere inseriti anche campi a valore variabile, ovvero campi che si valorizzano nel momento in cui la copertina viene utilizzata in un fax (es. Numero Pagine, Nome Mittente, ecc.).


Verifica transazioni
A seguito dell’invio di un fax è possibile stampare la Ricevuta di Consegna, che attesta l’effettivo esito della transazione di invio. La stampa delle ricevute di invio può essere resa automatica selezionando un'apposita opzione in fase di configurazione della linea, ed è altresì possibile fare in modo che nella ricevuta compaia una miniatura del fax stesso. E’ inoltre possibile stampare periodicamente il riepilogo delle transazioni in ingresso ed in uscita effettuate tramite TitaniumFax.


Archiviazione
Un altro aspetto importante è rappresentato dalla possibilità di reperire rapidamente le immagini e le informazioni relative ai fax ricevuti ed inviati; ciò è reso possibile dal fatto che esse risultano archiviate sul computer dove è installato il modulo server di TitaniumFax. In questo modo è possibile accedere facilmente a tutti i messaggi in qualsiasi momento, senza che sia necessario stamparli.


Anteprima
TitaniumFax salva tutti i fax nel formato standard TIF ed è dotato di un proprio strumento di visualizzazione degli stessi. L’applicazione permette anche di visualizzare il fax prima della spedizione, al fine di consentire il controllo di ciò che il destinatario riceverà.


Stampa
Gli utenti possono richiedere in qualsiasi momento la stampa di un fax inviato o ricevuto, ma è anche possibile configurare il Fax Server in modo da stampare automaticamente i fax ricevuti. Questa opzione è molto utile per le aziende che ancora hanno la necessità di gestire i fax ricevuti sulla carta, pur avendo un archivio centralizzato on-line.


Messaggi informativi
Gli utenti possono essere avvertiti della ricezione di un nuovo fax tramite un messaggio di avviso, anche insieme ad un avviso sonoro selezionabile dall'utente.


Re-Invio dei fax
In caso di fallimento della spedizione di un fax ad uno o più destinatari, TitaniumFax consente di ritentare l’invio solo verso i numeri fax risultati irraggiungibili o che hanno generato errori.


Contrassegni di lettura
Proprio come per le E-Mail in un comune client di posta, i fax ricevuti vengono contrassegnati in modo tale da dedurne lo stato di "letto" o "da leggere".


Riconoscimento del mittente
Tutti gli apparati fax sono in grado di inviare, insieme al fax, un codice identificativo denominato CSID. TitaniumFax consente di associare a ciascun CSID una denominazione che consenta di rintracciare facilmente il mittente nei fax provenienti dallo stesso, ricevuti successivamente.


Supporto per tutti gli ultimi sistemi operativi e applicativi Office
TitaniumFax supporta tutte le ultime piattaforme Microsoft, inclusi Office 2010 e Windows 7.